3 Pasos para Preparar Su Lugar de Trabajo para una Visita del ICE

Las visitas de la Oficina de Inmigración y Control de Aduanas de EE. UU. (ICE) a los lugares de trabajo se están volviendo cada vez más comunes en la agricultura y otras industrias que emplean mano de obra extranjera. Estas visitas pueden incluir la emisión de un Aviso de Inspección para auditar los formularios I-9, investigar a un empleado o grupo en particular, o llevar a cabo una acción de cumplimiento en el lugar de trabajo, comúnmente denominada redada. 

¿Preocupado por qué hacer en esta situación? Siga estos 3 pasos esenciales para proteger su fuerza laboral y garantizar el cumplimiento con una interrupción mínima en su negocio agrícola.

1. Asegúrese de que toda la documentación esté en orden

El primer paso para prepararse para una visita del ICE es asegurarse de que su documentación esté completa y conforme. Algunos consejos para comenzar:

Designe y capacite a un equipo responsable

Asigne un equipo o individuo específico para gestionar el cumplimiento del formulario I-9. Asegúrese de que estén bien capacitados para reconocer documentos legales versus potencialmente fraudulentos.

Realice una auditoría interna

Realice un inventario completo de sus formularios I-9 para identificar cualquier documentación faltante o actualizaciones de autorización de trabajo donde sea necesario. Consulte a un especialista en cumplimiento de inmigración para apoyar auditorías internas y remediación, ya que las autoauditorías sin la orientación adecuada pueden causar más daño que beneficio.

Entienda los requisitos del I-9 electrónico

Si utiliza I-9 electrónicos, asegúrese de que su solución cumpla con las regulaciones apropiadas, incluyendo la finalización del trabajador, las auditorías digitales y las medidas de seguridad.

2. Desarrolle un plan de preparación

Tenga un plan claro para responder a diferentes tipos de visitas del ICE. A continuación, se presentan algunas mejores prácticas para crear su plan:

Involucre a expertos legales

Trabaje con un especialista en inmigración para crear un plan integral que aborde varios tipos de interacciones con el ICE. Notifique inmediatamente a los asesores legales internos y externos en caso de una visita real.

Asigne responsabilidades

Defina claramente los roles del personal clave como RRHH, seguridad y recepción durante una visita del ICE. Designe a ejecutivos o gerentes para recibir a los agentes del ICE en la entrada y acompañarlos por todo el lugar de trabajo.

Esboce las acciones requeridas

Documente pasos claros para el cumplimiento, incluyendo el nivel de cooperación y la extensión de la información que se debe otorgar a los investigadores durante una visita.

3. Capacite a su personal

Prepare al personal clave para responder a las visitas del ICE de manera calmada y correcta implementando estos pasos:

Comparta el plan con los supervisores

Distribuya su plan de respuesta a los líderes de RRHH y del lugar de trabajo y asegúrese de que entiendan sus responsabilidades, incluyendo cómo evaluar la naturaleza de la visita del ICE.

Prepare materiales de capacitación

Desarrolle una guía de referencia rápida con instrucciones paso a paso sobre cómo responder en caso de una visita, incluyendo:

• Cómo reconocer diferentes agencias de cumplimiento

• Tipos de órdenes y niveles apropiados de divulgación

• Derechos y responsabilidades de los empleados

• Contactos clave de emergencia

• Leyes estatales específicas donde corresponda (por ejemplo, California, Illinois y Oregón)

Eduque a los equipos de RRHH y del lugar de trabajo

Instruya a seguridad, recepción,RRHH y otros empleados relevantes sobre cómo manejar las visitas de ICE y otras agencias de cumplimiento de la ley. Reforzar la comprensión de los derechos, responsabilidades y niveles requeridos de divulgación en diferentes escenarios.

Una documentación exhaustiva, un plan de respuesta claro y un personal bien capacitado pueden ayudar a salvaguardar los derechos de sus empleados y la integridad de sus operaciones frente a eventos de cumplimiento inciertos.

Proteja su negocio con Seso

Elegir la solución adecuada de gestión de mano de obra puede ayudar a agilizar su preparación antes de posibles visitas del ICE. Seso proporciona una plataforma todo en uno para empleadores agrícolas para gestionar la presentación de H-2A, la contratación de trabajadores, la incorporación con E-Verify, documentación digital, nómina compatible con la agricultura, y seguro. Nuestras soluciones ayudan a asegurar una mano de obra legal, garantizar el cumplimiento del I-9, y simplificar la gestión de documentos.

Junto con estas mejores prácticas, un enfoque digital primero hacia el cumplimiento laboral no solo puede proteger su negocio en caso de visitas a los lugares de trabajo, sino también crear una cultura de preparación, seguridad y eficiencia.

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