¿Qué documentos se requieren para Nómina?

¿Qué documentos se requieren para Nómina?

Publicado el lunes, 8 de julio de 2024

Registros de nómina

Para cumplir con las regulaciones H-2A, la Ley de Protección de Trabajadores Agrícolas Migrantes y Estacionales (MSPA), y la Ley de Normas Justas de Trabajo (FLSA), se requiere que los empleadores mantengan registros de ganancias precisos y adecuados con lo siguiente:

  • Nombre completo y dirección permanente del empleado.

    • Los trabajadores extranjeros deben tener su dirección en el extranjero archivada. Utilice la dirección de la vivienda en EE. UU. en toda la otra documentación.

  • Número de teléfono permanente del empleado y dirección de correo electrónico permanente, si está disponible. 

  • Número de seguro social. 

  • Sexo, ocupación y —si es menor de 19 años— fecha de nacimiento.

  • Hora y día de la semana en que comienza la semana laboral del empleado.

  • Hora a la que el trabajador comienza y termina cada día laboral. 

  • Tarifa por hora y/o tarifa por pieza de pago.

  • La naturaleza y cantidad de trabajo realizado (es decir, cantidad de horas, cantidad de piezas si hay tarifa por pieza).

    • Si se utilizan tarifas por pieza, las unidades producidas diariamente. 

  • Horas ofrecidas y horas trabajadas realmente cada día (desglosadas por horas ofrecidas tanto de acuerdo con como por encima de la garantía de las tres cuartas partes).  

    • Esta información es obligatoria en los talones de pago de los trabajadores.  

    • Debe incluir el motivo si se ofrecieron horas pero no se trabajaron.  

  • Un desglose de todas las deducciones y/o adiciones al salario.

  • Fechas de inicio/fin y ganancias totales del período de pago.

  • Nombre del empleador, dirección y FEIN. 

Aunque no es necesario incluirlo en el talón de pago, con el fin de determinar la garantía de las tres cuartas partes, debe conservarse un resumen que incluya: 

  • Número de horas contratadas garantizadas

  • Número total de horas ofrecidas hasta la fecha

  • Horas garantizadas restantes, si las hay

Talones de pago

El día de pago (que debe ser como mínimo dos veces al mes), a cada trabajador se le debe entregar un comprobante de horas y ganancias que muestre: 

  1. Las ganancias totales del trabajador para el período de pago;

  2. La tarifa por hora y/o tarifa por pieza de pago del trabajador;

  3. Las horas de empleo ofrecidas al trabajador;

  4. Las horas realmente trabajadas por el trabajador;

  5. Un desglose de todas las deducciones hechas del salario del trabajador;

  6. Si se utilizan tarifas por pieza, las unidades producidas diariamente;

  7. Fechas de inicio y fin del período de pago; y

  8. Nombre del empleador, dirección y FEIN.

Si incluye la dirección del hogar del trabajador en el talón de pago, debe ser la dirección en la que resida en EE. UU. mientras esté empleado.

Categorías: Nómina

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